Conoce las estrategias más efectivas para dirigir equipos remotos en la actualidad, desde el uso de herramientas tecnológicas hasta la promoción del trabajo en equipo y la creatividad
(22/Feb/2024 – web) Panamá.- Liderar equipos remotos es una gran responsabilidad porque hacerlo de forma efectiva garantiza el bienestar tanto de las empresas, como de los colaboradores y los clientes. Este sector ha experimentado una gran fortaleza en los últimos tiempos y vale la pena mantenerse actualizado en cuáles son las estrategias que mejor funcionan.
Hoy en día la mayoría de los negocios funcionan al menos con un equipo a distancia y esto puede implicar menores costos de operación para la empresa. A esto se suma que este tipo de trabajos ofrece una flexibilidad que cumple con las expectativas de los empleados y, de acuerdo con los expertos, genera más felicidad y lealtad hacia la empresa.
¿Cómo gestionar equipos remotos efectivamente?
Cuando una empresa trabaja con este formato es imprescindible que los equipos estén alineados para el logro de los objetivos. Existen diferentes estrategias para gestionar equipos remotos, que son de suma importancia para la efectividad de este sistema en el negocio.
1.- Emplear diagramas de Gantt
El diagrama de Gantt es una de las estrategias más efectivas para gestionar equipos en remoto. Este concepto de utilizar gráficos y datos tabulados se viene fortaleciendo desde hace algún tiempo y son los gráficos de Gantt un elemento especialmente popular para todo lo referente a la organización y el mantenimiento de las funciones de una empresa.
Henry Gantt, un importante consultor de gestión por derecho propio, fue quien desarrolló la primera versión oficial de este diagrama 1910 y 1915, en búsqueda de la manera de que los directivos de una empresa supieran cómo iba un proyecto, si adelantado o retrasado.
Los diagramas de Gantt muestran la productividad, así como la eficiencia desde una perspectiva visual muy sencilla.
En estos diagramas se puede tener toda la información que se necesite para comprender en qué punto del proyecto se encuentran con datos en mano específicos.
En esta estrategia, siempre es necesario definir de forma adecuada las fechas de inicio y finalización del proyecto, pues son una especie de guía que garantizan que el proyecto se mantenga dentro de un periodo de tiempo específico y asegurarse de que las tareas establecidas también estén correctamente identificadas.
Todos los cometidos deben tener algún sentido de conexión, si existe uno sin relaciones podría considerarse una tarea «colgante», que puede llegar a retrasar el progreso del sin realizar realmente ninguna contribución.
Existen un aproximado de cuatro tipos diferentes de relaciones de tareas que se dan entre labores independientes. La primera es la relación Finalizar a Empezar, que busca que una tarea esté terminada antes de comenzar una nueva. Otra menos popular es la de “Inicio a Inicio”. En este método una tarea puede iniciarse junto con otra, bien sea que como requisito o en términos de eficacia general.
También está la relación de “finalización a finalización”, que establece que una tarea no puede realizarse por completo sin la finalización de la anterior. Esta se emplea especialmente cuando se trata de tareas con pasos anidados, en la que se termina con un propósito principal luego de que se hayan completado todas las tareas subtareas.
Por último, está el diseño “Inicio-Finalización”, considerado el menos común de estos diagramas, pero muy popular en las empresas de fabricación, y que establece que una tarea no puede concluir a menos que se inicie otra.
En la gestión de equipos remotos, el diagrama de Gantt permite contar con un flujo de órdenes de trabajo centrado en el propósito de la empresa y ayuda a comprender mejor en qué punto específico se encuentra el proyecto en su totalidad.
2.- Mantener una comunicación clara y constante
En esta estrategia se considera que la comunicación representa una especie de columna vertebral de cualquier equipo remoto. Esto es especialmente efectivo para los nuevos integrantes de un equipo que aún no han contado con la oportunidad de entablar relaciones cercanas con el resto.
Establecer canales de comunicación claros, utilizar herramientas de mensajería instantánea empresariales son fundamentales. Entre estas últimas tenemos Microsoft Teams, Slack, o incluso aplicaciones mucho más informales como Telegram o WhatsApp. Se trata de medios que, además de facilitar la comunicación laboral, también promueven un ambiente más personal entre los integrantes del equipo.
A estos canales se suma la importancia de organizar reuniones periódicas, bien sea a diario, semanales o mensuales, de acuerdo con las necesidades del negocio, para mantener una comunicación efectiva.
3.- Dar reconocimiento al buen trabajo
El reconocimiento del esfuerzo que se realice en grupo, así como los logros individuales es básico para tener un equipo remoto contento y motivado.
Es de suma importancia expresar agradecimiento y hacer un reconocimiento público sobre el buen trabajo realizado por los integrantes del equipo porque esto refuerza la satisfacción personal y laboral.
Estos reconocimientos no sólo abarcan logros directamente asociados a los indicadores, también se incluyen acciones como, por ejemplo, respuestas acertadas a los clientes, valores a destacar o un manejo correcto ante una crisis, solo por citar algunos ejemplos de lo que merece ser exaltado.
4.- Fomentar el trabajo en equipo
La colaboración en el trabajo de un equipo es un aspecto fundamental en cualquier entorno laboral, y mucho más lo es cuando se habla de un trabajo remoto.
Es importante promover un ambiente de colaboración que ayude a estrechar los lazos entre los integrantes del equipo. Se pueden organizar reuniones sobre avances que tenga la empresa o para resolver algún conflicto de manera conjunta. Que todo el equipo esté involucrado permitirá a cada miembro sentirse parte importante del mismo y esto, en consecuencia, aumenta su compromiso y sentido de pertenencia con la empresa.
5.- Gestionar el bienestar del equipo
Otra estrategia efectiva para gestionar equipos remotos es impulsar el bienestar de los miembros que lo conforman. Esto es prioritario en este tipo de ambientes.
Las llamadas reuniones “one-on-one” con los trabajadores permiten a la empresa o negocio conocer de una mejor manera sus necesidades y aspiraciones personales.
Es importante promover un equilibrio sano entre el trabajo y la vida personal, y los miembros de un equipo agradecen en gran medida que se muestre comprensión ante situaciones personales que puedan, por ejemplo, afectar el rendimiento. La preocupación de los miembros más allá de su función dentro de un proyecto los mantiene felices y comprometidos con el trabajo.
6.- Gestionar desde la autonomía
No es necesario que se exceda en el control de un equipo. Hay casos en los que los jefes piden informen de las actividades a cada minuto, lo que crea una presión contraproducente para el equipo y la empresa. Lo que sí es necesario como gestor es hacer seguimiento a los indicadores y al alcance de los objetivos.
Para lograr lo anterior, existen algunas herramientas de gestión de proyectos, incluso tecnológicas como Asana, Trello y Basecamp, que permiten seguir el avance de cada proyecto, así como conocer el desglose de las actividades relacionadas y las observaciones que tengan lugar.
7.- Respetar los horarios de descanso
Una buena estrategia de gestión de equipo no puede ser eficiente si no se respetan los horarios de trabajo. Muchas veces trabajar en remoto dificulta la separación de las actividades.
Es importante evitar a toda costa sobrecargar al equipo con actividades en horarios que pertenecen exclusivamente a su vida personal y que deberían estar destinados al descanso. Necesariamente, a pesar de lo remoto, debe existir un equilibrio entre lo personal y lo profesional, incluso si el trabajo se realiza en el mismo lugar.
8.- Incentivar la creatividad
La capacitación de un miembro del equipo es beneficiosa para la empresa que lo mantiene, así que siempre hay que incentivar la creatividad.
Actualmente se pueden aprovechar las herramientas tecnológicas como los video chats para motivar la participación del equipo remoto en capacitaciones y reuniones creativas de generación de ideas. También es importante su participación en la planeación de nuevas estrategias. Las ideas que se obtengan de todo este trabajo deben tener un fin y ser viables para llevarse a cabo de manera que ningún empleado se sienta como si ha perdido el tiempo al participar en ellas.
Llevar a cabo una buena gestión de equipos en remoto amerita contar con buenas, adecuadas y efectivas estrategias.
Como se explicó, mantener una comunicación clara y constante, contar con una definición de objetivos claros, promover la colaboración, el reconocimiento del trabajo del equipo y cuidar su bienestar son elementos clave para lograr la eficacia en los resultados que se propone una empresa.
Nada mejor para realizar un trabajo impecable y productivo en remoto que mantener a los miembros del equipo en un ambiente laboral agradable.
Las estrategias efectivas para gestionar equipos remotos deben ser adoptadas para conseguir un liderazgo que garantice el éxito y el compromiso común con el logro de los objetivos propuestos.
Así como la vida actual, los medios de gestión efectivos también crecen de una manera acelerada y es importante que la empresa se mantenga al tanto de las herramientas con las que cuenta para mantener una buena organización de su equipo.
La competitividad de un negocio y su crecimiento residen en buena medida en la manera como se maneja el equipo que lo conforma
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Fuente: https://www.panama24horas.com.pa/empresas/estrategias-efectivas-para-gestionar-equipos-remotos/
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